Para que un documento público tenga validez en otro país es necesario apostillarlo y legalizarlo. Lo que se busca es comprobar la autenticidad de las firmas allí plasmadas y verificar que no sea una falsificación. Conoce más detalles de cómo hacer estos trámites.
¿Qué es una apostilla?
La apostilla es un trámite administrativo que se realiza con el fin de certificar o validar la autenticidad de las firmas que aparecen en un documento público. Se verifica que estas rúbricas correspondan a funcionarios públicos o personas autorizadas para emitir dicha documentación.
Una vez apostillado, el documento estará legitimado para trámites en el exterior. Un aspecto importante a tener en cuenta es que sólo tendrá validez en países que formen parte del Convenio de la Haya.
¿Qué es una legalización?
La legalización es un trámite administrativo que le concede validez a nivel internacional a un documento público. Generalmente se realiza cuando el país destino donde se presentará la documentación no forma parte del Convenio de la Haya.
Si el documento es emitido por países que no formen parte de este Convenio, la legalización debe tramitarse ante el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen. Posteriormente, validarlo en la entidad extranjera del lugar donde se utilizará.
Sistema legalización y apostilla
Antes de tramitar la legalización y apostillado de documentos es necesario certificarlos. El procedimiento va a depender del tipo de documentación, así como del organismo al que está relacionado.
Una vez tengas los documentos certificados, el siguiente paso es buscar información del sistema de legalización y apostilla de tu país. Los requisitos y pasos para realizar el trámite varían dependiendo de cada país.
Generalmente, para la verificación de cada documento se debe solicitar una cita en el sistema de legalización y apostilla en línea del país que emitió el documento y pagar la tasa correspondiente. Luego de consignar los recaudos el día asignado se debe esperar el tiempo promedio de resolución del trámite.
¿Qué diferencia hay entre apostillar y legalizar un documento?
Al apostillar y legalizar se certifica que la firma o el sello que muestra un documento fue emitido por un funcionario público, pero no certifica la validez del contenido que contiene el mismo.
La principal diferencia entre apostillar y legalizar un documento es el alcance. Si tramitas la legalización, la documentación será válida en todos los países del mundo, en cambio, al apostillarlo sólo será reconocido si el país destino forma parte del Convenio de la Haya.
La legalización es un trámite más riguroso de documentos públicos nacionales emanados por las autoridades competentes. Para procesos migratorios se recomienda realizar ambos procedimientos, así no tendrás ningún inconveniente si te desplazas por distintos países.
¿Cuáles son los documentos que se suelen apostillar?
Se apostillan los documentos públicos que quieres tengan validez legal en uno de los países que formen parte del Convenio de la Haya. Se excluye la documentación expedida por agentes diplomáticos o consulares, así como documentos de operaciones mercantiles o aduanera.
Documentos para apostillar
Entre los documentos que se pueden apostillar destacan los siguientes:
- Actas de nacimiento y defunción
- Registros de matrimonio.
- Antecedentes penales
- Documentos académicos: notas, diplomas.
- Documentos expedidos por juzgados.
- Documentos de carácter civil.
- Documentos expedidos por ministerios o entidades privadas.
¿Dónde puedo apostillar mis documentos?
Los documentos se pueden apostillar de varias maneras, como por medio de un notario público o mediante un formulario electrónico. Los notarios públicos generalmente se utilizan para documentos importantes, como licencias y escrituras de matrimonio. Los formularios electrónicos se pueden utilizar para documentos que deben completarse rápidamente o para aquellos que deben firmarse sin tener que ir a una ubicación física. A continuación le presentamos unas guías específicas para la apostilla en cada sitio alrededor del mundo:
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Conclusión
Como hemos visto, no existe una forma definitiva de apostillar un documento, ya que el proceso variará según el tipo de documento y las necesidades específicas del servicio de apostillado. Sin embargo, algunos consejos generales a seguir al apostillar un documento incluyen: Primero se debe completar la página de la firma.
Esta página incluye información como el nombre del firmante, la fecha y la ubicación de la firma. Luego, uno debe hacer correcciones a los símbolos en el texto. Por ejemplo, si una persona tiene una cruz sobre su nombre en la página de su firma, deberá asegurarse de que esté tachada y reemplazada por una línea continua. Finalmente, uno debe imprimir todas las páginas necesarias para la autenticación y la página de firma.